회사에 버리지도 못하고 쌓여 있는 문서를 몽땅 스캔하여 정리? 하려고 중고 Kodak i55을 가져다 놓았습니다.
원하는 방향인데 조언 부탁드립니다.
1. 종이문서를 스캔하여 파일(PDF)로 만들고 뷰어 기능이 있어 원하는 문서를 검색? 도 가능했으면 합니다.
2. 회사의 서버에 스캔한 문서를 정리하여 저장하고 각자의 PC에서 검색도 가능했으면 합니다.
3. 스캔한 문서를 분류하는 방법도 조언 부탁합니다.
(문서가 계약서 부터, 메모, 편지, 잡다구리들이 엄청많은데 스캔해서 정리를 못하면 도루묵일것 같습니다.)
두리뭉실한 질문 죄송합니다.
이 방면에 전혀 지식이 없이 필요성만 느껴 시작했는데 주변에 물어볼데가 오직 2CPU 뿐이네요
감사합니다.
자작의 경우는 ... 입니다.
문서 분류, 키워드는 회사에서 원하는 방법에 따라 분류, 정리하여야 할 것입니다.
scan -> pdf : 변환 프로그램이 필요할 수 있습니다.
원할한 검색을 원한다면
대충, scan 문서(pdf)번호 + 분류 + 키워드 등을 별도 database화 하는 것이 바람직 해 보입니다.
그림이 아닌 문자 문서의 경우 어려운 문제가 발생할 수 있습니다.
특히 메모 등, 필기체를 '문자'로 인식할 수 있어야 합니다.
요구사항 및 기존 경험을 대비하면
1. 공용문서 및 개인문서별로 체계적으로 관리가 필요하며
2. 문서를 PDF로 만들어서 검색가능
3. 각자 PC에서 활용가능
EDMS업체를 부르시면 되지만, 돈이 많이드실겁니다.
가장 저렴하게할수있는것은 기존 무료 게시판을 이용하셔서 하시는게 좋습니다.
단, 일부 기능을 손보면 좀더 좋겠지만요
기본적으로 EDMS는 중견기업을 기반으로 제작된 솔류션이라 가격이 좀 나갑니다.
그리고, 가장 큰문제는 문서를 PDF로 만들때 문서내용으로 검색을 말씀하셨는데
이게 개인적으로는 현실적으로 불가능하다고 말씀드릴수있습니다.
아주 착하게(?) 표준 폰트(굴림체나..뭐 이런 흔한 폰트)로 작성된 문서라면 몰라도 그렇지 않다면 각각의 폰트를 인식할수있게 커스터마이징을 해야되는데 그럼 가격이 더더욱 높아지죠
특히 필기체는 인식 불가능이라고 보셔야됩니다.
말은 80%라고 하는데..이게 생뚱맞은걸로 인식하는경우때문에 검색이 안되는경우가 태반입니다.
그냥 포기하시는게 좋습니다.
보통 이런 입력 작업을 할때는 모든 문서내용을 OCR이나 기타 툴로 문자를 인식시키는게 한계가 있기에
문서의 메타데이타(제목, 작성일자,결재자,문서분류,작성자등등 해당 문서를 판별할수있는 기본 정보값)를 수작업으로 입력하고 문서 자체는 스캔해서 이미지던 PDF로 만들어서 등록하는 프로세스로 이루어집니다.
그렇지만, 입력하는 사람은 정말 개노가다(?)입니다.
한 천명정도가 반년동안 입력하는 프로젝트도 해봤지만 보기에도 불쌍하더군요
또하나 문제가 되는것은 업무적인 부분인데 문서 분류도(?)를 잘 작성하셔야됩니다.
이건, 모든 문서를 체계적으로 분류해서 이것에 맞게 입력하셔야 되니까요
=> 예) 문서 => 결재문서=> 물품구입신청서
=> 휴가상신
=> ***업무결과보고서
=> 내년도 ***사업계획서
(아니면 좀더 간단하게 정리하실수는 있습니다. 그럼 입력시 좀더 편하긴 하지만, 대신 활용할때는 좀 불편하죠)
뭐 이런식으로 체계화되게 분류는 기술쪽이 아닌 업무쪽에서 처리하셔야되는데
보통 업무담당자도 그 부서의 문서체계는 잘알지만 조직(또는 회사단위)의 모든 문서체계를 알수없는경우가 많습니다.
이럴때는 타부서와의 업무협조가 중요합니다.
마지막으로 보안인데....
이건 보안 솔류션을 쓰면좋지만, 그건 넘 비싸고, 적절한 권한관리기능으로 땜빵하시는게 좋습니다.
결국 말씀하신 내용은 상용 EDMS솔류션의 주요기능을 전부 원하시는것이기에...
조직이 작다면.....금액문제로 쉽지않을듯합니다.
ps) 코닥 i55(i50이었나?)...오랫만에 들어보는 스캐너 모델명이네요 ^^
이제는 그분야와 빠이빠이했지만요
아무래도 저동네도 말씀하신 분야를 하기에..한번 써보시는게 어떨까합니다.
단, 가격이나 원하시는 기능이 맞을런지는 모르겠네요